立足数据使用和流程管理，丰宝实施ERP三步曲

朱玉峰：虽然前期流程准备非常充分，但我们低估了员工做事习惯对系统的影响。

前一段时间在《国际电子商情》网站上，我们对国内知名电子元器件分销商上海丰宝ERP项目的选型进行了全程的跟踪报道。选型完成之后，丰宝进入了紧张快速的上线阶段。如何既保证项目的成功上线，又不让现行繁杂的业务和服务客户的承诺不受影响，丰宝进行了周密地计划和充分地准备，使最终上线完成时间从原计划的45天缩短到20天。在项目第一阶段模块成功上线之际，本刊独家采访上海丰宝科技电子有限公司总经理朱玉峰先生。在整个实施过程中，他亲自挂帅实施团队，担任这一项目的总负责人。 从时间来看，丰宝ERP项目的启动要追溯到2005年底。当时，丰宝已经采用了一些系统进行业务的管理。“从使用软件的历程来看，丰宝经历几个发展阶段：单机版、内部网络版到全公司各个地区的网络版。”朱玉峰介绍，以前上线的系统主要是为了满足业务使用的需要，偏重于业务，而没有从财务、市场和行业等多个角度去考虑。“随着公司发展到一定阶段，我们不仅要记录数据，更需要将数据用起来。当财务、人事或市场部门通过系统去分析一些数据时，我们发现数据很难做到一致化。” 为了将数据更好地用起来，达到准确一致，丰宝决定上线一套新的ERP系统。“我们希望做决策时看到的数据不仅仅停留在宏观层面，更要深入到业务的过程中去。”朱玉峰表示，同时考虑到业务发展和服务客户的需求，丰宝还希望通过新系统将工作流管理起来。“我们公司区域跨度非常大，包括香港、台湾地区在内有10多个办事处，业务主要通过传真和邮件处理，虽然很快，但信息没有办法形成连贯性，很难留下业务过程中的数据，不利于公司数据资料的积累。”因此，除了将数据用起来之外，管理跨地区的工作流是丰宝实施ERP的另一大目的。 明确方向之后，丰宝花费了近一年的时间进行选型。从初次选型到深入选型，从客观的七要素评估表到ERP选型大会，经过多方研究和综合比较，丰宝最终选择了易科(Exact)的ERP解决方案。上海丰宝总经理办公室经理曾红柳表示：“最主要的决定因素是软件本身的功能，易科的方案在整体性、协同性和开放性方面和丰宝的需求比较吻合。”曾红柳负责整个项目前期的选型工作。 朱玉峰亦表示，丰宝于2006年提出“以行业为主导”的发展目标，围绕这一目标，公司流程正在进行不断的调整，“易科ERP方案的优势在于具有较高的灵活性，可以根据业务变化进行不断调整，刚好吻合了我们的业务发展需求。” 上线新的ERP系统，丰宝希望达到的目标主要有三个方面：一是加快周转速度，提高库存运转效率；二是提高应收款的准确度；三是提高员工的人均销售额。“以前各个地区销售助理的主要精力放在查订单、确认和处理数据等内部事务上，我们希望通过新系统将他们从简单重复的劳动中解放出来，将工作重点放在对外事务处理上，帮助销售人员更好地服务客户，提升客户的满意度。”朱玉峰表示。 为更好地实现预定目标，丰宝将整个项目分为两个阶段：第一阶段完成Exact Globe系统的上线，“这主要是一个基于数据流的系统，包含了订单、出入库、费用和成本等所有业务数据，并带有核算体系。”第二阶段完成Exact Synergy系统的上线，“这是一个工作流的管理系统，我们将把所有的工作流都放在这个系统中，比如订单审批、客户关系管理、员工请假、报销和工作报告等等，同时会进行一些文档的建立。”朱玉峰表示，目前，丰宝已经完成了第一阶段系统的上线，并计划再用一年的时间完成第二阶段系统的上线。 第一步：上线前的流程和数据准备 从选型到第一阶段系统上线，丰宝用了近九个月的时间。首先，丰宝用了一个月制定了一份详细的系统上线流程，包括确定项目具体如何上，主要分为哪几个阶段。接下来，进行内部工作流程和报表的收集。“我们将所有的流程绘制处理，以订单流为例，记录下销售员如何接单、订单如何下到公司、公司如何进行审批等每一环节，画一张图表上。然后，再制定一些表格跟这些流程去配，配合的过程中分析ERP软件是不是可以实现。”朱玉峰说，“经过多次和ERP实施顾问来回探讨之后，分析哪些流程是需要放到下一个阶段去做的，哪些流程必须在第一阶段实现。这样一方面可以将我们流程进行优化，也可以将实施的风险降到最低。”除了工作流程总结之外，丰宝还进行了报表的收集。考虑到不同职位的人所需的报表是各不相同，丰宝将公司现有的报表全部收集起来，然后分析ERP是否可以实现这些需求。 流程和报表收集完之后，接下来是收集主要数据和制定编码规则。“我们在大约6、7月份开始收集主要数据，包括客户、供应商、产品线的基础数据，同时根据使用需求的需求定下编码规则。”朱玉峰指出，在整个实施过程，前期的需求分析和数据准备非常关键，“这一部分准备好之后，最后的导入阶段会很快。我们原计划用45天时间和ERP实施顾问完成系统的切换和上线工作，但最终只用了不到20天的时间。” 第二步：上线过程采用并行系统处理未结订单 在基础数据准备好之后，丰宝从9月份开始导入系统。朱玉峰指出，系统导入的过程，未结订单的处理最为关键。“在系统转换时，业务中一定会存在许多未结的订单，比如已向供应商下了采购订单但供应商还未交货的；已经交给客户的货还未开发票的或是已开发票但款还没有收回来的。而这一部分业务处理的好坏不仅直接影响ERP上线的成功，也同时影响业务的正常运转。” 为确保对供应商和客户的承诺不受到上线新系统的影响，丰宝采用了一个硬件拷贝的方式，即将所有未结订单放在一张Excel表格中，将每天订单的变化录入其中，并打印出来，有专门的人负责跟踪和备份，不可丢失。“我们最担心的是在系统过渡期，一些订单可能出现丢失或未能及时出来，给客户和供应商造成影响。”朱玉峰说，新系统上线的过程中，丰宝有三套系统同时并行：老系统继续完成未结订单信息录入，硬件拷贝的系统专门用于管理所有未结订单的变化信息，新系统则用于管理新的订单。“并行系统大约持续了一周的时间，在这段时间，助理每天核对销售订单、采购订单和出货单等状态的变化情况，确保订单在系统进行更换的时期不出现任何问题。” 第三步：上线后的持续培训和习惯养成 朱玉峰表示，在整个项目上线的过程中遇到的最大挑战是人的影响因素。“虽然前期流程设计和准备都设想得很好，但我们大大低估了员工做事习惯对整个系统的影响。”尽管前期丰宝已经对各个地区负责录入的销售助理进行了电话培训，但是很多员工仍然习惯原来的系统方式，在录入数据中出现许多错误和遗漏。“上系统过程中，人的因素非常关键，即便其它方面想得再好，但如果没有考虑好人的因素，就会出很大的问题。” 为降低人的传统做事习惯对系统的影响，丰宝采用了三管齐下的方法：首先，加大培训速度和力度。丰宝将ERP团队分为三个层次：最上面的是核心小组，共有四个人；下面是次核心小组，也就是关键用户，主要是在上海总部的10多个销售助理；第三层是普通用户，主要是分布在全国各地办事处的助理。“我们的方法是一层将一层培训好，将新系统使用的知识传播开来，同时根据员工的需求，我们也会进行点对点地培训，进行专人辅导，帮助员工尽快熟悉新系统。”朱玉峰说。 其次，分工进行数据核实和检查，加大监控确保数据录入的准确性。“我们将总部的助理进行分工，她们在完成自己所负责的数据录入和统计之后，还需要对分部助理录入的数据进行检查，比如专门负责对华北地区分部的检查，或专门负责对华南地区办事处进行检查；同时，我们还派专人对整个公司的采购订单进行检查，专人检查销售订单。”朱玉峰表示，从多个维度检查和核实数据，大大地减少了人为的差错，确保了上线前期阶段基础数据的准确性。“刚刚上线的一个月，助理的工作量非常大，但经过一段时间的监督和辅导，习惯逐步养成，犯数据录入差错等低级错误越来越少，效率也逐步大幅提高。” 第三，从关键流程入手培养习惯。朱玉峰认为，每个人都存在做事的惯性，而且比较顾及短期收益，忽略长期的影响，这是上系统的最大挑战。针对员工不习惯使用新系统处理业务的问题，丰宝采用了通过关键流程培养习惯的方法。“我们找一些关键性的业务流程先上系统，比如报销系统，所有员工都必须通过这个系统才能完成报销，否则就没有办法进行报销。这样的方式逐步养成员工使用系统的习惯，等习惯养成之后再大规模地推广到其它流程。” 下一步规划 第一阶段数据库系统上线完之后，丰宝紧接着展开了两个方面的重要工作：一是针对已上的系统继续对各个层面的人员进行深入培训，同时对流程进行再次梳理和优化。“之前，我们虽然对流程已经梳理了好几次，但现在不同的是，我们对新系统已经非常了解，从前到后能跑出什么样的结果也非常熟悉。因此，根据系统的要求我们需要对工作流程再次进行梳理，跟系统目前的流程配合，达到一致化。”朱玉峰指出，这将是系统上线之后的主要工作之一，根据系统要求再次回顾和优化现有的工作流程。二是积极准备第二阶段Synergy系统的上线，丰宝从财务、人事和总办抽调专人组成新的项目小组，负责第二部分系统的上线工作。预计从11月启动，丰宝将用一年的时间完成第二阶段系统的上线。 围绕下一步在IT资源的投资上，朱玉峰表示暂时没有新的投资计划,“ERP是一个资源共享的协同软件，可以帮助身处不同地域和不同时间的人员实现在同一平台上工作。我们希望能充分利用这个平台将丰宝的人、财、物、产、供、销这六个部分的资源整合在一起，实现协同。”不过朱玉峰也透露，在这一目标实现之后，下一步可能会尝试做网络营销。“除了服务各地区整机厂商的办事处之外，我们在终端渠道市场也设有一些柜台。”他说，“下一步我们希望能在电子商务上有一些突破，将柜台销售和网络营销结合起来，加大我们服务的覆盖区域和范围。” 【编者按】围绕丰宝下一阶段实施Exact Synergy工作流系统中所遇到的种种问题和解决方法，《国际电子商情》网站和本栏目将继续追踪报道，敬请关注！如果你在实施或应用ERP中有任何问题，也欢迎发邮件到rzhou@globalsources.com与我们交流和探讨。