吉利通电子：别让陈旧的信息管理平台成为企业发展的阻碍

中小型分销商一直是分销行业活力十足、并且是推动电子产业发展的重要力量。由于分销行业存在产品品种多样的自身特点，这些中小分销商在企业运营过程中常常会面临物流、资金流、信息流不畅或者效率不高的问题，总体而言，规范管理体系成为亟待解决的问题。 面对复杂多变的经营环境，越来越多的中小企业开始寻求信息化手段来帮助自己增强市场竞争力，希望借助先进的管理软件来理顺企业资源和提高管理水平和效率。与此同时，中小企业规模日益壮大，在进入成长期后，原有的管理模式将不再适应企业内外环境的变化，企业迫切需要借助信息化手段进行规范的管理，企业管理系统的实施成为其中不可缺少的一环。 深圳市吉利通电子有限公司拥有8年历史，是台湾国巨(YAGEO)和厚声(UNI-OHM)品牌的授权代理商，专业销售全系列电子元件产品，主要包括片状电容、片状电阻、传统电阻、片状电感、片状磁珠等。 随着企业规模不断扩大，员工数已达到七八十人，现已成台湾国巨和厚声在深圳的最大代理商之一，得到原厂在技术、售后服务等各个方面的大力支持。然而，在企业内部运作上，原有的普调应用软件和手工方式已远远无法满足吉利通的需求。2008年2月，该公司进行了企业管理系统的选型，最终选用深圳市顶讯网络科技有限公司的“易宝贸易管理系统”，于4月31日正式上线实施。 吉利通电子副总经理宁志刚介绍说，在上线易宝之前，吉利通仅仅采用了市面上最普遍的应用软件和设备，只能维持简单的应用，例如打单等，进销存的数据资料追溯性不强，后台操作系统的简易已经严重影响了公司的长远发展。 “现有的系统平台不够用已经成为发展障碍。分销行业的物流要求很高，而产品的种类繁多，物流数据、库存状态如果没有系统的支持就难以进行实时统计与结算，对快速响应和企业内部决策无法起到基础的支撑。”宁志刚说，“其次，我们还需要更深入、明细的进销存系统，并保证与财务系统对接。第三，过去的流程制度虽然有制度的保证，但仍然没有得到有力的保障，需要通过固化的信息操作系统来进行约束，同时也能提高效率，减少人为失误。” 基于上述三点考虑，吉利通决定寻求一家门当户对的系统提供商，评估了4家公司。宁志刚表示，通过详细了解顶讯网络“易宝”系统，认为该系统与公司要求的匹配度达80%。随后，吉利通公司根据自身的运营状况和管理模式提出相应要求，希望系统能与公司的匹配度达90%。顶讯公司经过开发人员的讨论和与吉利通公司管理层的协商，确认能够根据吉利通公司提出的要求和意见进行修改，并提出最佳修改方案。通过对比市场上多家软件公司给到的方案，基于性价比、使用功能的完善程度以及售后服务承诺的考虑，吉利通公司最终确定选择“易宝”系统。 系统上线前，吉利通公司的要求分为五个方面：1、系统的兼容性、稳定性。2、系统的可操作性，要求直观、操作简便。3、实现公司特殊性的操作要求。4、售后服务，如版本的升级、日常的维护等。 顶讯公司按照吉利通公司提出的要求进行分析和讨论，确定最优的修改方案，最大限度地使系统与吉利通的要求达到更高的匹配度，使系统能帮助吉利通公司大大提高工作效率。系统正式上线，顶讯公司还派出技术人员帮助进行数据导入及系统的调试，随后记录吉利通公司各部门提出的新的修改要求，及时进行方案的修改与优化。 宁志刚指出，系统的成功上线除了顶讯公司的支持外，分销商内部前期的资料准备是重中之重，对实施的成败起着至关重要的作用。“前期的数据准备、整理及导入是最难的一部分，不仅需要花费大量人力物力和时间对过往数据进行整理和录入，还需要对过去不再适用的流程进行修改和优化，理顺管理体系。”他继续说，“初期准备的越充分，把可能遇到的问题考虑的越细致，系统实施的成功率就更高。” 通过新的系统，吉利通感到最大的收获即是进销存数据清晰，统计与核算快捷直接，整个公司的管理更加规范化。以财务为核心，将财务的重要指标形成公司的指导方针，并以此为依据制定企业下一步发展的策略。