开票慢、沟通难、数据不准，2024年采购部门资源仍然不足

这是一个耳熟能详的故事：采购部门没有足够的资源来执行日常业务和关注可持续性、适应力及其他战略问题。包括人工智能在内的技术有望将耗时的任务自动化，但对供应链解决方案的投资却不足。74Nesmc

事实上，最近的研究表明，采购部门资源不足，在资金、数字基础设施和资源管理方面面临诸多困难。74Nesmc

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图1：制约采购工作的挑战 制图：国际电子商情 数据来源：Jaggaer《崛起的影响力：2024年的采购状况》74Nesmc

据商业咨询公司麦肯锡表示，“高级采购领导人明白，更有效地利用数据至关重要。然而，许多采购部门仍在努力向以数据和技术驱动型组织转变。”该机构发布的报告指出，阻碍采购计划实施的三个关键问题是：数据质量和访问权限问题、对新数字或人工智能应用商业案例缺乏清晰的认识，以及难以推动新工具的大规模采用。74Nesmc

值得注意的是，采购部门曾在新冠疫情中扮演着重要角色，但如今在数字化方面却有些束手无策。一些企业已经全速推进采购部门的现代化，而另一些企业则面临着严峻的经济环境，充其量只能维持对供应链的投资。74Nesmc

根据数字采购解决方案供应商Jaggaer的研究，全球75%的企业增加或维持了供应链和采购技术方面的预算。然而，许多投资仍远远不够。近一半(42%)的采购团队表示，手工和低效的流程拖慢了他们的工作，使其无法充分应对企业高层的关键业务优先事项，如应对财务压力。74Nesmc

Gartner还发现，各种制约因素正在限制采购部门，供应链领导者在解决资源紧张问题时面临重重障碍。74Nesmc

许多流程仍需人工操作

采购部门最大的不满是什么？非增值任务仍占用了大量时间。Jaggaer报告说，25%的采购和供应链团队表示，在整个采购过程中实现了一定程度的数字化，但许多核心流程仍然是手工操作的且效率低下。三分之一(33%)的采购专业人士表示，他们的团队每周光是创建和发送发票，就需要花费11-20个小时，而26%的团队每周花费31-40个小时。74Nesmc

负责供应商或类别管理的团队，每周在供应商沟通上总共花费21-30个小时(34%)。这包括从协调能力和采购需求到开具发票和付款等所有环节。74Nesmc

只有小部分采购团队几乎实现了完全自动化，Jaggaer将其定义为团队可以自由地将大部分时间用于战略性业务计划。只有9%的采购专业人员表示，他们的职能是完全自主的，这意味着他们利用自动化和机器学习来推动预测性和规范性分析，提供可操作的见解并推荐最佳行动方案。74Nesmc

与此同时，企业越来越倾向于将采购推向前线，以应对持续的财务压力。尽管经济前景有所改善，但通货膨胀、经济衰退风险和货币政策变化，仍在继续对组织造成沉重打击。一半的采购和财务专业人士表示，这些因素对他们的业务产生了严重的影响。74Nesmc

对人工智能的看法

显然，对技术的投资被视为实现更高效采购的途径。据德勤数据显示，数字化转型是企业的前三大目标之一。事实上，在Jaggaer的调查中，83%的IT团队表示，他们的公司正致力于在更广泛的业务中实现技术基础设施的现代化。74Nesmc

在被调查的公司中，有34%的企业表示，包括生成式人工智能在内的新兴技术，已经对他们的业务产生了重大影响。采购专业人士预计，生成式人工智能将在总结供应商表现(16%)、识别新供应商(15%)和自动化编写标准电子邮件等日常工作(12%)方面为他们带来价值。74Nesmc

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图2：生成式人工智能为采购团队提供的支持 制图：国际电子商情 数据来源：Jaggaer《崛起的影响力：2024年的采购状况》74Nesmc

Jaggaer建议，随着企业决定如何分配日益增长的采购和供应链技术预算，生成式人工智能(Generative AI)应该成为讨论的一部分，因为它在帮助采购工作更快、更智能方面发挥着不可估量的作用。74Nesmc

Jaggaer直接采购战略副总裁Georg Roesch今年早些时候在接受《国际电子商情》姊妹平台EPSNews采访时表示，除了编写RFP(需求建议书)和创建采购订单(PO)之外，合同管理也非常适合人工智能。它可以识别多个合同中的共同点，并在必要时更新这些部分。例如，当影响合同的法规发生变化时就特别有用。一些专业人士认为，人工智能有助于合同谈判。74Nesmc

管理限制因素

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图3：当前供应链六大制约因素 制图：国际电子商情 数据来源：Gartner，《在资源有限的世界中茁壮成长》74Nesmc

红海袭击事件、电子产品需求缓慢和库存高企，不断给供应链解决方案带来各种压力。在资源受限的环境下，Gartner建议先应对眼前的危机，再考虑长期的问题。74Nesmc

Gartner在研究中发现有三大主要障碍，阻碍了供应链领导者采取足够的行动来解决内部资源紧张的问题：劳动力获取；固定或有限的产能；以及过高的能源成本。Gartner 建议，采购部门应将重点放在对企业生存能力的直接威胁上，并将战略转移到以下方面：74Nesmc

• 通过降低长期限制的优先级，激励采取行动，并专注于解决利益相关者最关注的短期风险。寻求投资和股东对解决其组织已面临问题的努力的认可。
• 重新考虑设计方案的长期限制因素。有效的供应链组织可以对产品设计产生重大影响，从而影响从材料使用到劳动效率等方面的考虑因素。首先，应将重点放在设计新产品中的资源限制上，逐步推出更具可持续性和可行性的未来产品。
• 利用市场进行学习和创新。领先的供应链通过创造学习机会和利用客户地位来创新新的解决方案。企业应与创新者、初创企业和解决方案提供商建立伙伴关系，并明确目标。

专家重申，采购部门在寻求资金时应建立清晰的商业案例。麦肯锡总结说，无论企业关注的是技术还是战略，转型都需要高层领导的远见卓识、雄心壮志和持续承诺。此外，它还需要团队合作和积极参与。74Nesmc

为了更好地了解采购和供应链管理的作用，Jaggaer调查了全球220多位企业领导人，以更好地了解采购和供应链管理的作用。Gartner通过对143位供应链领导者的调查，确定了当前威胁企业生存的最大资源限制。74Nesmc

本文翻译自《国际电子商情》姊妹平台EPSNews，原文标题：Post-Covid, Procurement Still Under-Resourced74Nesmc