丰宝ERP追踪报道之五：第一阶段系统上线完成

选型完成之后，丰宝进入了紧张快速的上线阶段。如何既保证项目的成功上线，又让现行的繁杂业务和服务客户的承诺不受影响，丰宝进行了周密地计划和充分地准备，使最终上线完成时间从原计划的45天缩短到20天。 围绕业务需求和改善目标，丰宝选择了易科ERP的两个产品方案：一是基于数据流的Exact Globe系统，包含了订单、出入库、费用和成本等所有业务中的主要数据，并带有核算体系。二是基于工作流的Exact Synergy系统，包含了订单审批、客户关系管理、员工请假、报销和工作报告等在内的所有工作流程和一些文档的建立，帮助各个部门实现无纸化管理且便于查询。配合这两个产品方案，丰宝将整个项目实施分为两个阶段：从今年1月到9月完成第一部分数据库系统Exact Globe的上线；接下来再用一年的时间完成Synergy系统的上线。 上线前的三个准备阶段 围绕第一阶段系统的实施，丰宝花了整整一个月的时间制定上线系统的流程。“我们将整个流程制成了一张很大的表，包括整个项目分成哪几个阶段、每个阶段的具体工作及完成每项工作的时间期限等详细信息，明确整个项目应该如何上。”该公司总经理朱玉峰表示，他在整个实施过程中亲自挂帅，担任这一项目的总负责人。 项目方案确定之后，丰宝进入上线前的第二个准备阶段－收集内部的工作流程和各种报表。“我们将所有的流程绘制出来，以订单流为例，记录下销售员如何接单、订单如何下到公司、公司如何进行审批等每一环节，画一张图表上。然后，再制定一些表格跟这些流程去匹配，匹配的过程中分析ERP软件是不是可以实现。”朱玉峰说，“经过多次和ERP实施顾问来回探讨之后，分析哪些流程是需要放到下一个阶段去做的，哪些流程必须在第一阶段实现。这样一方面可以将我们流程进行优化，也可以将实施的风险降到最低。”除了工作流程总结之外，丰宝还进行了报表的收集，考虑到不同职位的人所需的报表是各不相同，丰宝将公司现有的报表全部收集起来，然后分析ERP是否可以实现这些需求。 丰宝花了近4个月的时间完成了流程和报表的收集。从6月份开始，丰宝进入基础数据准备和制定编码规则阶段。由于丰宝从去年开始推出“以行业为导向”的发展目标，并不断深化这一策略，这使丰宝在基础数据准备和编码规则制定上面临了一定的挑战。“我们实施ERP的目标之一是希望从多维度分析业务状况，比如从产品线、从各个分公司和从各个不同的行业等。”朱玉峰表示，这一个性化的需求导致员工在录入订单数据的时候，需要首先判断客户的订单属于哪个行业、哪条产品线和哪个分部。 不仅如此，丰宝的业务中还经常会出现一些复杂的情况，比如有些来自深圳分公司的订单需要在上海开发票，或者北京的订单是通过香港公司进行操作等等。为此，丰宝在编码上花了非常多的时间，将一些编码分为两层或三层，以解决一些复杂情况的分类问题。比如对于跨越两个分公司的订单，系统分配两个地区的编码。“与其它分销商不同，我们业务按行业、产品线和分公司多个维度进行划分的，且地域跨度广，包括香港和台湾地区，涉及不同的币种和不同的交易情况，因此数据分类和编码非常复杂。”朱玉峰说。 仔细的数据分类和编码为丰宝后期的统计分析带来便利。朱玉峰表示，丰宝将继续深化“以行业为主导”的发展策略，“这类似事业部制架构，通过这个系统我们希望给出每个行业的损益表，包括行业的总体营业额、毛利和费用，同时将公司的一些管理费用按一定比例分摊到行业中去。”此外，通过这个系统，丰宝还将对每条产品线和各个分公司进行分析，比如对于产品线的分析，根据产品线引入公司的时间长短和产品线特点制定百分制考核，包括目标达成率、毛利率和占用公司资源等数据的分析；对于分公司这一块，则主要根据其销售团队的总体销售额和费用来进行分析。“通过关键编码的索引，系统对这些数据的统计分析和相关报表的输出变得非常简单。” 上线中并行系统确保业务不受影响 基本数据准备完成之后，丰宝从9月初开始导入系统。朱玉峰指出，在整个实施过程，前期的需求分析和数据准备非常关键，“这一部分准备好之后，最后的导入阶段会很快。我们原计划用45天时间和ERP实施顾问完成系统的切换和上线工作，但最终只用了不到20天的时间。” 在系统导入的过程，未结订单的处理最为关键。朱玉峰说：“在系统转换时，业务中一定会存在许多未结的订单，比如已向供应商下了采购订单但供应商还未交货的；已经交给客户的货还未开发票的或是已开发票但款还没有收回来的。而这一部分业务处理的好坏不仅直接影响ERP上线的成功，也同时影响业务的正常运转。” 为确保对供应商和客户的承诺不受到上线新系统的影响，丰宝采用了一个硬件拷贝的方式，即将所有未结订单放在一张Excel表格中，将每天订单的变化录入其中，并打印出来，有专门的人负责跟踪和备份，不可丢失。“我们最担心的是在系统过渡期，一些订单可能出现丢失或未能及时出来，给客户和供应商造成影响。”朱玉峰介绍说，在新系统上线的过程中，丰宝有三套系统同时并行：老系统继续完成未结订单信息录入，硬件拷贝的系统专门用于管理所有未结订单的变化信息，新系统则用于管理新的订单。“并行系统大约持续了一周的时间，在这段时间，助理每天核对销售订单、采购订单和出货单等状态的变化情况，确保订单在系统进行更换的时期不出现任何问题。” 三套系统并行的方式帮助丰宝从老系统平稳过渡到新系统，并确保了所有业务不受到系统上线的任何影响。同时，这一方式还为丰宝在培训员工熟练系统方面赢得了更多的时间。“我们原来的想法是直接断掉老系统，启动新系统。但后来发现，这种方式一方面对处理未结状态的订单非常危险，另一方面我们前期的培训也没有像想象中那么透彻。员工对新系统还不是特别熟练。因此利用过渡的时间，我们又进行了大量深入的培训。”朱玉峰说。 下一阶段的两项工作 经过一个多月的努力，丰宝成功完成第一阶段系统的顺利上线。紧接着，丰宝又展开了两个方面的重要工作：一是针对已上的系统继续对各个层面的人员进行深入培训，同时对流程进行再次梳理和优化。“在这以前，我们虽然对流程已经梳理了好几次了，但现在不同的是，我们对系统非常了解，从前到后能跑出什么样的结果非常熟悉。因此，根据系统的要求我们需要对工作流程进行再次梳理，跟系统目前的流程配合，达到一致化。”朱玉峰指出，这将是系统上线之后的主要工作之一，根据系统要求再次回顾和优化现有的工作流程。 二是积极准备第二阶段Synergy系统的上线。在这一阶段，丰宝将从财务、人事和总办抽调专人组成新的项目小组，负责第二部分系统的上线工作。预计从11月启动，丰宝将用一年的时间完成第二阶段系统的上线。